Auftragsverwaltung für Handwerksbetriebe
Du kennst das: Der Zettel mit den Maßen liegt im Auto, die Zusage kam per WhatsApp, das Angebot hast du am Sonntagabend geschrieben und die Rechnung geht drei Wochen zu spät raus. Genau da setzt die Auftragsverwaltung von betriebsbasis an. Jeder Vorgang läuft als klare Kette vom ersten Anruf bis zur Schlussrechnung: Anfrage rein, Angebot raus, Auftrag bestätigt, Baustelle abgearbeitet, abgenommen, abgerechnet. Nichts fällt mehr hinten runter, weil jeder Schritt einen Status hat und du auf einen Blick siehst, was heute drankommt. Kein zweites Tool, kein doppeltes Abtippen – Angebot, Auftrag und Rechnung greifen ineinander.
Anfrage
2Angebot
2Auftrag
2Abnahme
1Das Problem: fünf Zettel, drei Apps, kein Überblick
In den meisten Betrieben verteilt sich ein Auftrag über Notizzettel, E-Mail, WhatsApp und den Kopf vom Chef. Wer hat zugesagt? Ist das Angebot schon raus? Wurde der Nachtrag beauftragt? Steht die Abnahme noch aus? Dieses Suchen kostet dich jede Woche Stunden – und manchmal eine Rechnung, die du schlicht vergisst zu stellen. Ohne einen roten Faden durch den Vorgang arbeitest du reaktiv statt geplant.
Die Lösung: eine Pipeline für jeden Vorgang
betriebsbasis führt jeden Auftrag durch feste Stationen – Anfrage, Angebot, Auftrag, in Arbeit, Abnahme, Rechnung. Du ziehst einen Vorgang eine Spalte weiter, sobald er sich bewegt, und siehst sofort, wo Geld liegen bleibt: drei Angebote ohne Rückmeldung, zwei Baustellen fertig aber nicht abgerechnet. Angebot per Klick in einen Auftrag umwandeln, aus dem Auftrag die Abschlags- oder Schlussrechnung erzeugen – die Daten wandern mit, du tippst nichts doppelt. Nachträge hängst du direkt an den Vorgang, damit am Bau nichts unbezahlt bleibt.
Anfrage
2Angebot
2Auftrag
2Abnahme
1Alles am Kunden, alles am Objekt
Jeder Vorgang hängt an einem Kunden und einer Adresse. So hast du die komplette Historie parat: Welche Arbeiten wurden hier schon gemacht, welche Angebote liefen, was steht noch offen. Ruft der Kunde an, hast du in Sekunden den Stand – ohne im Ordner zu wühlen. Das ist die Grundlage für saubere Nachträge, wiederkehrende Aufträge und eine Abrechnung, die lückenlos zum Auftrag passt.
Nichts vergessen: Termine, Abnahmen, Fristen
Aufträge haben Termine – den Ortstermin fürs Aufmaß, den Ausführungstermin, die Abnahme, das Zahlungsziel. Wenn diese Daten im Kopf oder auf losen Zetteln stecken, rutscht regelmäßig etwas durch. In betriebsbasis hängen sie am Vorgang und laufen im Kalender zusammen, sodass du siehst, was heute und diese Woche ansteht. Die Abnahme ist dabei die wichtigste Station: Erst wenn sie erfolgt ist, wird die Schlussrechnung fällig – und genau dieser Übergang wird oft vergessen, weil zwischen fertiger Baustelle und gestellter Rechnung Tage oder Wochen liegen. Mit einem klaren Status je Vorgang schließt du diese Lücke und holst dein Geld dann, wenn es fällig ist.
Der Betrieb wächst mit
Als Einzelkämpfer reicht dir vielleicht ein Kalender – aber sobald ein zweiter Monteur dazukommt, brauchst du einen Überblick, den mehrere teilen. Die Auftragsverwaltung ist die Basis, auf der Team, Baustellenplanung, Zeiterfassung und Material aufsetzen: Alle greifen auf denselben Vorgang zu, statt dass jeder seine eigene Liste führt. So skaliert dein Betrieb, ohne dass das Chaos mitwächst. Du steuerst zehn Aufträge genauso übersichtlich wie hundert, weil die Struktur dieselbe bleibt und du nur mehr Vorgänge durch dieselben klaren Stationen schiebst.
Häufige Fragen
- Kann ich aus einem Angebot direkt einen Auftrag und eine Rechnung machen?
- Ja. Ein bestätigtes Angebot wandelst du mit einem Klick in einen Auftrag um, und aus dem Auftrag erzeugst du die Abschlags- oder Schlussrechnung. Positionen, Kunde und Adresse wandern mit – du tippst nichts doppelt ab.
- Wie behalte ich offene Aufträge im Blick?
- Jeder Vorgang hat einen Status. In der Pipeline siehst du auf einen Blick, welche Angebote noch offen sind, welche Baustellen fertig, aber noch nicht abgerechnet sind, und was als Nächstes ansteht.
- Kann ich Nachträge sauber dokumentieren?
- Nachträge hängst du direkt an den laufenden Auftrag. So bleibt nachvollziehbar, was zusätzlich beauftragt wurde, und du kannst es später vollständig abrechnen.
- Ist die Auftragsverwaltung auch für kleine Betriebe geeignet?
- Gerade dann. Du startest kostenlos, richtest deine Vorgänge in wenigen Minuten ein und brauchst keine Einarbeitung. Wächst der Betrieb, wachsen Team, Baustellenplanung und Auswertungen einfach mit.